Žádanky ve stavu "V procesu schvalování" jsou oznamovány příslušným uživatelům (vybraných dle nastavení kategorie obsahujícící danou položku), aby se vyjádřili a buď polžoku schválili, nebo ji zamítli.
V závislosti na nastavení kategorie může schvalovací proces vyžadovat potvrzení jen od jednoho uživatele, nebo postupně od několika. Po schválení všech položek je žádanka předána k vyřízení.
Položka v žádance může být i zamítnuta. Schvalovatel, který nesouhlasí, může napsat poznámku nebo pokyny pro opravení, a na problém s žádankou je upozorněn její zadavatel. Ten jí může upravit nebo zcela ze žádanky vypustit. Po úpravě položky je zamítnutí zrušeno a položka v žádance jde opět k příslušnému schvalovateli.